PROTOCOL KLACHTENREGLEMENT

Wonderbaarlijke Spiegels streeft naar een perfecte dienstverlening. Mocht u ondanks onze inspanningen niet tevreden zijn, dan horen wij dat graag. Een gesprek met de betrokken medewerker of docent/gastdocent leidt meestal tot een bevredigende oplossing. Mocht dat niet het geval zijn dan kunt u een klacht indienen. Met deze procedure willen wij benadrukken dat wij veel waarde hechten aan een goede relatie met u als deelnemer. Uw klacht nemen wij altijd serieus en zien wij als kans om onze dienstverlening te verbeteren.

1. Definities

Klacht: Elke schriftelijke uiting van ontevredenheid van een deelnemer over de activiteiten en dienstverlening van Wonderbaarlijke Spiegels.
Klager: Elke afnemer van een dienst van Wonderbaarlijke Spiegels, eerder in de algemene voorwaarden omschreven als deelnemer/cursist/student.

2. Indienen van een klacht.

U kunt uw klacht per e-mail indienen. Om uw klacht zo snel mogelijk te kunnen beoordelen vragen wij van u in ieder geval de volgende zaken in uw schrijven op te nemen:
– uw naam, adres en woonplaats
– de opleiding die u volgt bij Wonderbaarlijke Spiegels
– de datum waarop u uw schrijven verstuurt
– een heldere beschrijving van uw klacht
– voorgaande correspondentie en relevante kopieën van documenten die uw klacht verduidelijken
– Hoe meer relevante informatie u verstrekt, hoe beter wij in staat zijn uw klacht te beoordelen.
– Uw klacht kunt u sturen naar: Wonderbaarlijke Spiegels, info@wonderbaarlijkespiegels.nl of info@handpopcoach.nl

3. Ontvangstbevestiging van uw klacht.

Binnen één week na ontvangst van uw klacht ontvangt u een ontvangstbevestiging per e-mail. In deze bevestiging wordt u geïnformeerd bij wie uw klacht in behandeling is en hoort u ook binnen hoeveel werkdagen u een inhoudelijke reactie kunt verwachten. U kunt erop rekenen dat uw klacht zo objectief mogelijk wordt beoordeeld.

4. Inhoudelijke reactie op uw klacht.

U ontvangt binnen 15 werkdagen een inhoudelijke reactie op uw klacht, tenzij er eerder schriftelijk en met redenen omkleed kenbaar is gemaakt dat er vertraging is ontstaan. Dit kan onder meer worden veroorzaakt door de complexiteit van het dossier. Indien nodig zal binnen 15 werkdagen een afspraak worden gemaakt om de klacht inhoudelijk nader te bespreken.

5. Onafhankelijke klachtenbehandeling

Wonderbaarlijke Spiegels beschikt voor een adequate klachtenprocedure in een beroepsmogelijkheid bij een onafhankelijke derde; te weten Marlies van Dam. Zij is eigenaar van Vitalies, te vinden via www.vitalies.nl  Wilt u gebruik maken van deze beroepsmogelijkheid? Stuur de klacht naar info@handpopcoach.nl en wij zorgen dat hij bij Marlies van Dam terecht komt. Tijdens de beoordeling van uw klacht kunnen we u vragen om extra informatie. Het oordeel van Marlies van Dam is voor het instituut bindend; eventuele consequenties worden door Wonderbaarlijke Spiegels snel afgehandeld.

6. Toezicht en beheer.

Alle gegevens die te maken hebben met de behandeling van uw klacht, worden tot minstens twee jaar nadat de klacht is afgehandeld zorgvuldig bewaard. Klachten worden te allen tijde strikt vertrouwelijk behandeld.